¿Demasiada información? Desarrolla tu potencial con el uso de estas tres herramientas

¿Alguna vez has sentido que tu cerebro está al límite? ¿Tienes la capacidad de recordar datos a corto o medio plazo, pero luchas por retener información que adquiriste hace más tiempo? ¿Puedes evocar aquella consulta que revisaste el año pasado sobre un tema específico? Como es natural, somos seres humanos, no máquinas con una memoria infalible. Esto se hace aún más evidente en el ejercicio de profesiones donde se requiere un conocimiento amplio y diverso en áreas como subvenciones, contratación, régimen fiscal, personal, y muchas más. Algunas de estas áreas demandan un conocimiento profundo, mientras que en otras basta con un entendimiento más general.

Para enfrentarnos a este reto, debemos aprovechar las herramientas que el mundo digital pone a nuestra disposición para gestionar esta vasta variedad de conocimiento y tareas. La transformación digital no solo es un imperativo para la Administración Pública, sino también para nosotros como profesionales.

A continuación, te presento tres herramientas digitales indispensables para mejorar tu gestión del tiempo, la productividad y el conocimiento en el ejercicio de tus funciones fuera de la clásica forma de almacenar documentos en pdf, Word, en el escritorio, Google Drive, Dropbox u otras plataformas. A mi sinceramente me era realmente complicado encontrar los documentos a los que quería acceder cuando tienes más de 15 carpetas, años distintos, más de 80 consultas guardadas y demás.

Google Calendar: Tu asistente personal para la gestión del tiempo

Google Calendar es una herramienta de calendario digital diseñada para programar y gestionar reuniones, plazos y eventos de manera eficiente. Su integración con otras aplicaciones de Google, como Gmail y Google Meet, facilita enormemente la coordinación de agendas y la planificación de jornadas laborales.

El uso que yo le doy a Google Calendar consiste en 2 grandes bloques:

• Personal: Para todos aquellos eventos de carácter personal y necesito reflejar en el calendario.

• Trabajo: Para todas aquellas reuniones, plazos, y demás eventos importantes que no debo perder la pista.

Te permite además crear distintos calendarios, con distintos colores para poder identificar cada evento de forma fácil y rápida. Yo lo tengo siempre abierto en la segunda pantalla del ordenador.

TASK: Simplifica la gestión de tareas y proyectos

TASK es una herramienta especializada en la gestión de tareas y proyectos, permitiendo a los usuarios crear, asignar y monitorizar el progreso de sus actividades de manera clara y organizada. Es especialmente útil para priorizar tareas y asegurar que cada etapa de un proyecto se complete a tiempo.

En mi día a día siempre tengo asignadas entre 2 y 10 tareas cada día, desde pequeñas aportaciones que debo hacer en expedientes, pagos pendientes, requerimientos que atender o incluso acordarme de los elementos que integran la cesta de la compra.

Viene siendo como un diario de cosas que debes hacer, pero digital y accesible desde todos tus dispositivos.

Te muestro en un pantallazo cómo quedaría un mes, por ejemplo, de Google Calendar (eventos de colores) integrado con Task (tareas realizables en gris y que aparecen listadas en la parte derecha de la pantalla):

NOTION: La solución todo en uno para la gestión del conocimiento

Notion es una plataforma de productividad multifuncional que reúne en un solo lugar herramientas como bases de datos, notas, listas de tareas y calendarios. Su gran flexibilidad permite a los usuarios crear sistemas personalizados para organizar información, planificar proyectos y colaborar en equipo. Notion es la herramienta ideal para utilizarla como gestor de conocimientos liberando así espacio en la materia gris para otras cosas.

Es una herramienta de difícil uso, al menos en su inicio, pero merece la pena dedicar algo de tiempo a aprender a utilizarla. Nos permite crear diversas páginas y plantillas con plena libertad, pudiendo llegar a crear lo que me gusta llamar Mi segundo cerebro. En otro artículo hablaré más detalladamente de este elemento, pero a grandes rasgos funciona como una gran base de datos que permite categorizar el conocimiento y poder acceder a el de forma inmediata dando igual cuando lo hayas aprendido o registrado. Siempre lo tendrás disponible, accesible y modificable.

Además te permite crear tablas dinámicas donde almacenar tu conocimiento enlazándolo incluso con Google Drive u otras plataformas, estableciendo categorías o áreas y buscando por palabras clave. Te dejo un pequeño fragmento para que veas a qué me refiero y el gran potencial que esconde.

Resumiendo
En el entorno dinámico y exigente de la preparación de oposiciones y gestión del conocimiento adquirido, la utilización de herramientas digitales como Notion, Google Calendar y TASK no solo optimiza la gestión del tiempo y la productividad, sino que también facilita un manejo más eficaz del conocimiento. Implementar estas herramientas en tu rutina diaria puede marcar la diferencia en la calidad y eficiencia de tu trabajo. Obviamente hay que tener cuidado con la información que se comparte, no debemos olvidar que son terceros por lo que debemos filtrar la información que compartimos no facilitando información personal, tributaria o de otra índole que pudiera estar protegida.

Pero sinceramente, una vez te habitúas a utilizarla supone un antes y un después en la forma en la que organizas el conocimiento. Es una base de datos de conocimiento, de jurisprudencia, resúmenes, normativa y consultas, pero no de información específica sobre terceros, documentos o información personales. No puede almacenarse toda la documentación y datos puesto que debemos de ceñirnos a la normativa en cuanto al tratamiento de datos protegidos.